1. Consideraciones generales y alcance de la Política de Tratamiento de Datos Personales 

La Constitución Política de Colombia en el artículo 15 estipula el derecho que tiene toda persona a “su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas” 

Así mismo, mediante la Ley 1581 de 2012, el Congreso de la República legisló sobre el mencionado derecho mediante una serie de Disposiciones para la Protección de los Datos Personales, reglamentado mediante los Decretos 1377 de 2013 y el 886 de 2014, entre otros. 

 El señor Juan Carlos Moreno Bernal realiza el tratamiento de los Datos Personales, en su calidad de comerciante y propietario de los establecimientos de comercio El Establo Villeta Centro, El Establo Villeta Calle 7 y Centro de Distribución Villeta en conjunto con la Sociedad El Establo Colombia S.A.S. con el establecimiento de comercio El Establo Guaduas Centro, bajo las actividades económicas de comercio de productos alimenticios para animales, maquinaria y equipos de insumos agropecuarios.   

En consideración de lo anterior, el señor Juan Carlos Moreno Bernal, identificado con la cédula de ciudadanía No. 80.275.268 de la ciudad de Villeta, Cundinamarca en su condición de responsable conjunto del tratamiento de los datos personales con la Sociedad El Establo Colombia S.A.S., identificada con el NIT. No. 901.488.581-0, manifiestan la importancia de contar con una política de tratamiento de datos personales y expresan su compromiso con el cumplimiento de la regulación en materia de Datos Personales y con el respeto de los derechos de los titulares de la información y el cumplimiento de los deberes legales y reglamentarios a su cargo.   

 Está Política de Tratamiento de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de tratamiento por parte de la sociedad El Establo Colombia S.A.S.,  considerado como responsable del Tratamiento de los Datos Personales. Así mismo, está Política de Tratamiento de Datos Personales es de obligatorio y estricto cumplimiento para la sociedad El Establo Colombia S.A.S., sus administradores, empleados, contratistas y terceros que obren en su nombre.  

2. Objeto 

En el presente documento se establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de la sociedad El Establo Colombia S.A.S., en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que rigen la Protección de los Datos Personales, pues son las disposiciones que establecen los mecanismos de protección para el adecuado tratamiento de los Datos Personales, esto, con el fin de garantizar a los titulares de la información un adecuado ejercicio de su derecho de Hábeas Data.  

3. Identificación del responsable del tratamiento de los datos personales 

La sociedad El Establo Colombia S.A.S., es una sociedad por acciones simplificada, responsable del tratamiento de Datos Personales que reposan en sus Bases de Datos y archivos físicos y digitales, se encuentra domiciliada en la ciudad de Villeta, Cundinamarca, identificada con el NIT No. 901.488.581-0, cuyos datos de contacto son:  

• Dirección: Calle 7 No. 5-51 
• Teléfono: (+57) 8444054 
• Correo electrónico: clientes@elestablocolombia.com 

4. Destinatario 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se aplica a todas las bases de datos, tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de la sociedad El Establo Colombia S.A.S., en los casos en que operen como responsables o encargados del tratamiento de datos personales.  

La Política está encaminada a que todas las personas cuyos datos sean tratados tengan a su disposición la información sobre el tratamiento, las finalidades, sus derechos y la forma de ejercerlos ante la sociedad El Establo Colombia S.A.S.  

5. Definiciones 

Para los efectos de la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales y conforme se establece en la normatividad, se entenderá por:  

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.  
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.  
• Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales se tiene una relación comercial. Comprende las tiendas, supermercados, mini mercados, entre otros.  
• Consumidores: Persona natural que consume los bienes producidos. 
• Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos. 
• Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.  
• Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc. 
• Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados.  
• Dato Personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. 
• Dato Personal semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. 
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.  
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.  
• Reclamo: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.  
• Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.  
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.  
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.  
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.  
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

6. Principios rectores para el tratamiento de los datos personales 

La sociedad El Establo Colombia S.A.S. y los encargados del tratamiento de los datos personales, realizarán el Tratamiento de los Datos Personales con observación de los principios consagrados en las leyes y normas aplicables, los cuales comprenden los siguientes principios:  

• Principio de Legalidad: El tratamiento es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que lo desarrollen.  
• Principio de Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.  
• Principio de Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento y las exigencias legales, reglamentarias o por orden de las autoridades de vigilancia y control. 
• Principio de Libertad: La recolección de los Datos Personales sólo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.  
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.  
• Principio de Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.  
• Principio de Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales sólo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. 
• Principio de Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejan adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de los datos personales que no tengan naturaleza pública están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con algunas de las etapas del tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley. 

7. Tipo de información recolectada y tratada 

En el marco de las actividades comerciales El Establo Colombia S.A.S.  recolectará y tratará la información de terceros que incluye, no taxativamente, el siguiente tipo de información: 

• Información de identificación, tales como nombre, domicilio, código postal, número de teléfono, número de teléfono, dirección de correo electrónico, documento de identificación, lugar de trabajo.  
• Información familiar y estado civil.  
• Datos socioeconómicos.  
• Información laboral.  
• Datos sobre gustos, preferencias tecnológicas, entre otros.  
• Datos biométricos. 

8. Tratamientos de los datos personales y finalidades 

El Establo Colombia S.A.S. actuando en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de estos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:  

     8.1. Finalidades Generales para el tratamiento de datos personales 

• Para permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) El Establo Colombia S.A.S.  
• Para evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos. 
• Para controlar el acceso a las oficinas del Establo Colombia S.A.S. y los establecimientos de comercio, establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas. 
• Para dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.  
• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de estos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.  
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales. 
• Registrar sus datos personales en los sistemas de información de El Establo Colombia S.A.S. y en sus bases de datos comerciales y operativas. 
• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar las actividades comerciales de El Establo Colombia S.A.S. 

     8.2. Finalidades respecto a los datos personales de Clientes y Consumidores. 

• Para cumplir las obligaciones contraídas por  El Establo Colombia S.A.S. con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir los productos. 
• Para enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por El Establo Colombia S.A.S. 
• Para enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece El Establo Colombia S.A.S. 
• Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio. 
• Para la expedición y recepción de cotizaciones, órdenes de compra, notas pedido y demás documentos soporte de una venta. 
• Para el envío de pedidos y prestación de servicios contratados; procesos de evaluación y calificación de la calidad del producto o servicio prestado y recepción y trámite de solicitudes de garantías de calidad de los productos o servicios.  
• Para la gestión de recuperación de cartera mediante el cobro persuasivo, extrajudicial y/o judicial.  
• Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores. 
• Para capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por El Establo Colombia S.A.S.  

      8.3. Finalidades respecto a los datos personales de empleados  

• Para administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.  
• Para desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos en el marco de las actividades comerciales desarrolladas por El Establo Colombia S.A.S. en el desarrollo de su objeto social, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.  
• Para realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación.  
• Para gestionar ante las autoridades administrativas, la vinculación, afiliación o reporte de novedades asociadas al sistema general de seguridad social, así como las demás obligaciones asistenciales y prestacionales de índole laboral.  
• Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.  
• Gestionar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, propendiendo por la mitigación de riesgos, así como la adecuada atención de incidentes o eventos ATEP.   
• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo. 
• Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.  Evaluar el desempeño y analizar las competencias funcionales de los trabajadores con miras a la determinación del plan de carrera y desarrollo integral. 

• Garantizar el derecho de asociación colectiva y gestionar los aspectos económicos, administrativos, sociales y organizacionales derivados de su ejercicio.  
• Gestionar los acuerdos y compromisos derivados de pactos o negociaciones colectivas. 
• Planificar actividades empresariales. 
• Gestionar la consecución de tiquetes para el transporte aéreo o multimodal requerido por el personal de La Compañía para el desarrollo de sus funciones. 

      8.4. Finalidades respecto a los datos de proveedores 

• Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por El Establo Colombia S.A.S. 
• Verificar antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.   
• Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones. 
• Para evaluar el desempeño y resultados del proveedor con miras fortalecimiento de los procedimientos de contratación o abastecimiento. 
• Para hacer el registro en los sistemas de El Establo Colombia S.A.S. 
• Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes. 

     8.5. Finalidades respecto a los datos personales de los accionistas del Establo Colombia S.A.S. 

• Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas del Establo Colombia S.A.S. 
• Para el pago de dividendos. 
• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas. 

9. Transmisión y transferencia de los datos personales:  

La sociedad El Establo Colombia S.A.S. podrá enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia. Así mismo, El Establo Colombia S.A.S. podrán entregar los datos personales a terceros no vinculados cuando:  

• Se trate de un contratista en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades comerciales de El Establo Colombia S.A.S.  
• Por transferencia a título de franquicia de su línea de negocio.  

La información personal de los aspirantes, empleados, clientes, contratistas y proveedores podrá ser compartida con empresas vinculadas a la sociedad El Establo Colombia S.A.S. ubicadas en el territorio nacional o en el extranjero. En estos casos, la sociedad El Establo Colombia S.A.S. verificarán que la empresa vinculada ofrezca un nivel adecuado de protección a la información personal, y en aras de reforzar dicha protección, suscribirá un contrato de transmisión de datos personales con la fijación de las cláusulas de responsabilidad en el tratamiento de datos personales de las partes, entre las cuales se encuentra: 

• Los alcances y las finalidades del tratamiento.  
• Las actividades que el Encargado realizará en nombre de El Establo Colombia S.A.S. 
• Las obligaciones que debe cumplir el encargado del tratamiento respecto del Titular del Dato.  
• Una descripción de las medidas de seguridad que deben ser adoptadas por ambas partes del contrato.  

De igual manera, cuando la transferencia se realice a un país que no ofrezca un nivel adecuado de protección, esta solo se realizará previa emisión de declaración de conformidad por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio o de la Autoridad Competente para el asunto.  

Por último, toda transferencia internacional de datos debe estar precedida por la autorización expresa emitida por el titular de la información.  

10. Derechos de los Titulares del Dato 

De acuerdo con las disposiciones normativas sobre datos personales, el Titular del dato tiene los siguientes derechos:  

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento.  
• Solicitar la prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento de los Datos Personales.  
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les dará a sus datos personales.  
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por las infracciones a lo dispuesto en las normas sobre datos personales.  
• Solicitar la supresión de los datos personales.  
• Revocar la autorización mediante la presentación de una solicitud y/o reclamo. Esta no será procedente cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos.  
• Solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o supresión de los datos.  
• Acceder de forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.  

11. Condiciones de legalidad para el tratamiento de los Datos Personales 

    11.1. De la Autorización para el tratamiento de Datos Personales 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales durante el desarrollo de las actividades descritas en la presente política, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.  

Para obtener la autorización para el tratamiento de los datos personales, el responsable del tratamiento deberá informar de forma clara y expresa la siguiente información:  

• El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo. 
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando versen sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes.  
• Los derechos que le asisten como titular, previstos en el artículo en el artículo 8 de la ley 1581 de 2021.  
• La identificación, dirección física y correo electrónico del responsable del tratamiento de los datos personales.  

La autorización para el tratamiento de datos personales deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste: (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.  

La autorización para el tratamiento de la información personal requerida en los distintos escenarios de tratamiento descritos en la presente política, es obtenida a través de las solicitudes y avisos de privacidad puestos a disposición del titular en puntos de captura de información física o digital como lo es el Establecimiento de comercio El Establo en Villeta y Guaduas, dispuestos en formularios, avisos o declaraciones que informan al titular sobre el tratamiento de los datos personales, sus finalidades, derechos, canales para el ejercicio de sus derechos.  

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:  

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 
• Datos de naturaleza pública. 
• Casos de urgencia médica o sanitaria.  
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 

   11.1.1. Autorización para el tratamiento de datos sensibles 

El tratamiento de los datos sensibles está prohibido, a excepción de los siguientes escenarios:  

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.  
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.  
• El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.  
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.  

Cuando se recolectan y tratan datos sensibles, se deben cumplir los siguientes requisitos:  

• La autorización debe ser explícita.  
• Se debe informar al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.  
• Se debe informar de forma explícita y previa al Titular sobre cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.  

Adicionalmente, El Establo Colombia S.A.S. tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza.  

     11.1.2. Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes 

El tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros:  

• Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.  
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.  

Con lo anterior, el representante legal otorgará la autorización, previo ejercicio del derecho a ser escuchado por parte del menor y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.  

    11.2. Suministro de la información 

La información solicitada por los Titulares de información personal será suministrada principalmente por medios electrónicos o por el medio que requiera el Titular. La información suministrada por El Establo Colombia S.A.S. será entregada sin barreras técnicas que impidan su acceso; su contenido será de fácil lectura y tendrá que corresponder en un todo con aquella que reposa en la base de datos.  

12. Deberes de los responsables y encargados del tratamiento de los Datos Personales 

   12.1Deberes de los responsables del Tratamiento de los Datos Personales 

Según el artículo 17 de la Ley 1581 de 2021, el responsable del tratamiento debe cumplir con los siguientes deberes:  

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. 
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. 

• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. 
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 
• Los demás previstos en la normatividad vigente.  

12.2. Deberes de los Encargados del Tratamiento de Datos Personales 

Según el artículo 18 de la Ley 1567 de 2012, el encargado del tratamiento debe cumplir con los siguientes deberes: 

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley. 
• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 

• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley. 
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. 
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley. 
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. 
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

13. Persona o área encargada de la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos 

Para el ejercicio del derecho a realizar consultas, reclamos, correcciones, actualizaciones o supresión de datos personales, el titular podrá contactar a la persona encargada de la protección de datos personales en el marco de las actividades comerciales de la sociedad El Establo Colombia S.A.S. correspondiente al administrador del establecimiento de comercio, quien trasladará la correspondiente petición, queja o reclamo en temas de datos personales a la gerencia de los responsables del tratamiento de datos personales. 

14. Procedimientos para el ejercicio del derecho de Hábeas Data 

A continuación, se detallan los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización. 

    14.1. Personas que tienen legitimidad para ejercer los derechos de los titulares 

De conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013, los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos por las siguientes personas: 

• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad por medio de su documento de identificación; 
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad por medio del registro civil y documento de identificación. 
• Por el representante y/o apoderado del Titular, quien acreditará su calidad por medio del poder. 
• Por estipulación a favor de otro o para otro. 

• En caso de que el titular sea un niño, niña o adolescente, sus derechos se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Los padres deberán acreditar tal calidad aportando el registro civil de nacimiento y su documento de identificación. Los tutores deberán acreditar su calidad aportando copia de la sentencia judicial que les confiere la representación legal. 

   14.2. Canales para tramitar consultas y reclamos 

Todas las consultas y reclamos a El Establo Colombia S.A.S. se podrán realizar a través de los siguientes canales: 

• Correo electrónico: clientes@elestablocolombia.com 
• Dirección física: Carrera 7 No. 5-51. Villeta, Cundinamarca. 

    14.3 Procedimiento de consultas 

El Titular o la persona legitimada para ejercer sus derechos podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados. Las consultas dirigidas a El Establo Colombia S.A.S. deberán contener como mínimo la siguiente información:  

• Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes; con la respectiva acreditación de su identidad, conforme a lo enunciado en el apartado 13. 
• Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales se busca ejercer el derecho de consulta  
• Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes. 

       14.3.1 Plazos de respuesta a consultas 

Las consultas presentadas por medio de los canales destinados para tal fin serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.  

        14.3.2 Consultas incompletas 

Si la consulta realizada por el Titular del dato no cumple con los requisitos mínimos señalados anteriormente, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las fallas. En caso de que, transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el solicitante no haya aportado la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.   

          14.3.3 Prórroga del plazo de respuesta consultas 

En caso de que no fuese posible cumplir con el término de diez (10) días hábiles, antes del vencimiento se le enviará una comunicación al titular, causahabiente o representante, explicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 

          14.4 Procedimiento de reclamos 

En cualquier momento, el titular o la persona legitimada para ejercer sus derechos podrá realizar un reclamo con la finalidad de corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos para el régimen de protección de datos y en esta política. Los reclamos dirigidos a El Establo Colombia S.A.S. deberán contener como mínimo la siguiente información:  

• Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes; con la respectiva acreditación de su identidad, conforme a lo enunciado en el apartado 14.1 
• El tipo de reclamo que se quiere hacer (actualización, corrección o supresión). 

• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de reclamo, así como los hechos que dan lugar al mismo. 
• Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes. 

     14.4.1 Plazos de respuesta a reclamos 

Los reclamos presentados por medio de los canales destinados para tal fin serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.  

      14.4.2. Reclamos incompletos 

Si el reclamo realizado por el Titular del dato, o la persona legitimada para ejercer sus derechos, no cumple con los requisitos mínimos señalados anteriormente, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. En caso de que, transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el solicitante no haya aportado la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.   

       14.4.3. Prórroga del plazo de respuesta a reclamos  

En caso de que no fuese posible cumplir con el término de quince (15) días hábiles, antes del vencimiento se le enviará una comunicación al titular, causahabiente o representante, explicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 

   14.5. Procedimiento de supresión de datos personales 

En caso de resultar procedente la Supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, El Establo Colombia S.A.S.  deberá realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular. 

15. Marco normativo 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales al que se refiere la Constitución Política de Colombia en el artículo 15, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, adicionen, deroguen o sustituyan.  

16. Control de acceso y video vigilancia 

La sociedad El Establo Colombia S.A.S. cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la guía para la Protección de Datos Personales en sistemas de Videovigilancia expedido por la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad de control.    

La sociedad El Establo Colombia S.A.S. utilizan medios de video vigilancia en sitios internos y externos de las instalaciones del establecimiento de comercio El Establo Villeta y se informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión visible de anuncios de video vigilancia.  

Por último, se aclara que la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad.  

17. Vigencia y actualizaciones 

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir del 30 de noviembre de 2021 con duración indefinida. Con miras a mantener la vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales, El Establo Colombia S.A.S. ajustarán y modificarán la Política indicando la fecha de actualización a través de su página web o mediante el empleo de otros medios, como los mensajes de datos y en los puntos de venta.